仕事をスムーズに進めるビジネストークの4つのコツ

Pocket

ビジネストーク

ビジネストークとは

上司へ丁寧に現状を報告したつもりなのに詳細まで伝わっていなかった…。部下へ細かく指示したつもりが、一部が伝わっていなかったために誤った行動をとられた…。と言う経験はありませんか?

ビジネストークに求められるのは、毎日のビジネスに欠かせない説明力・報告力です。自分は営業担当ではないから関係ないということはありません。説明するのはお客様に対してだけではないからです。社内でも、同じ部署内でも毎日報告・連絡・相談を行っているはずです。

全ての職種において、仕事をスムーズに進めるために身につけるべき能力です。

 

誰でも上手になる

今回は、自分の話が伝わりにくいと感じている方でも上手にビジネストークができるようになるためのコツを4つ紹介します。このコツを身につけると、あなたの説明力・報告力は必ずアップします。相手に誤解を与えることはなく、仕事をスムーズに進めることができます。

 

話し方は「技術」である

なぜ「誰でも」と断言できるかと言うと、話すことは「潜在能力」ではなく、「蓄積型能力」だからです。「才能」ではありません。性格や育った環境によって個人差はもちろんあります。でも、話すのが苦手だと思っている方も正しくトレーニングを積むことによって能力を引き上げることできる「技術」なのです。

話すことは、運転技術と同じです。自動車学校に通って、真面目に勉強して実際に車の運転の訓練を経て、誰もが免許を取得し運転できるようになります。話し方も、コツをつかんでそれを実践すると、誰もが上手になります。ポイントは日々実践することです。自動車学校の座学だけでいきなり運転できるようになるわけではないように、実践練習が大切です。

自分の話が伝わりにくいと悩んでいるなら、その解決法はコツを知ってその通り話せるよう練習しかありません。でも、すぐに上手くなるわけではないですし、自分が苦手とするものに真正面から向き合うことになるので、時には苦痛に感じることもあるかもしれません。

でも、何のためにビジネストークがうまくなりたいのか、よく考えてみてください。リーダーシップを取りたい、業務成績を上げたい、仕事を効率良く進めてできた時間を有効に使いたい、などそれぞれ想いがあるでしょう。ビジネストークが上手になったら、今よりも良いことが必ず待っています。

それでは、4つのコツを紹介します。

 

上手なビジネストーク4つのコツ

(1)5W1H

いつ、どこで、何を、誰と、なぜ、どのように。この5つがあると、誤解を与えることが少ないです。「勝手にこう思っていました」がなくなります。ポイントはこの5つを一気に全部話そうとしないことです。1つの文章がとんでもなく長くなります。文章は短く、必ず「。」で区切るようにしましょう。

例えば、上司が部下に指示をするときです。「明後日までに○○商事への請求書を作って、先方へ送ってほしい。項目やそれぞれの金額を間違えないように丁寧に作ることを心がけて。請求書はとても大事な書類で、信用にも関わるからね。分からなかったらAさんが詳しいから聞くといい。」と、細かく的確に指示すると部下は仕事がしやすいです。

指示と報告と、どちらの場合にも5W1Hは有効です。仕事のシーンだけでなく日々の会話から心がけていると、いざというときに使えます。

(2)はっきり言い切る

語尾を「~です」「~します」と言い切ります。遠慮がちに「~したいと思います」「~という結果が出たんですけれども…」と言われると、なんだかモヤモヤします。説得力に欠けます。聞いた相手は「で、結局どうなの?」「信用してもいいのだろうか?」どうしたらいいのか分かりません。相手に言い切れない話は、当然心にささりません。

自分が伝えたいことが曖昧だったり、自信がなかったりするとなかなか言い切ることはできません。きちんと整理して、自信と根拠を持つことが必要です。時には頭で考えなければならないこともあります。考えることは、自分が伝えたいことに誠実に取り組むことになります。

(3)例え話を用いる

分かりにくい難しい話を相手にうまく伝えたい時は、例え話を用います。新幹線の形状を説明するのに「先頭車の先端部分が長く伸ばされ、通常の電車とは著しく異なった形態」とするよりも「カモノハシのような」と例えた方が相手に伝わります。

国際情勢が「近所づきあい」に例えて語られるのもそうです。ポイントは相手の身近なもので例えることです。野球を例え話に用いるのが男性にとっては効果的でも、女性にとってはそもそも野球の知識がなければ、例えても混乱するだけです。相手に合わせることを意識してください。

(4)話し方

コミュニケーションを構成するのは、言葉そのものが7%、声の質(大きさやトーン)38%、表情やしぐさが55%というメラビアンの法則があります。私たちが一番意識している「どんな話をどんな言葉でするか」よりももっと大事なことがあるということです。

あなたが話しをする時の声の大きさや明るさはどうですか?表情や立ち居振る舞いはどうでしょうか?

ビジネスシーンでは、一般には大きな声で明るく話すのが望ましいです。個人差があるので一概には「このくらい」とは言えません。普段の会話と比べて少し大きな声、少し明るい声を出すようにするだけでも活気が出ます。それはそのままあなたの仕事に対する一生懸命な姿勢として相手に伝わります。

表情は明るく、立ち居振る舞いは極端に偉そうな態度や自信がなさそうな感じに見られなければ、ごく普通で大丈夫です。

 

意識して取り入れる

ビジネストークが上手になる4つのコツを紹介しました。繰り返します!コツを知り、実践することで誰でも上手になります。意識して実践してみることです。やがて無意識でもそのコツを取り入れて話せるようになります。

自動車学校でポールを見ながら縦列駐車の練習をしたことが過去にありましたよね?ポールを意識しながら駐車していたのが、やがてポールがなくてもきちんと停められるようになります。

話し方も同じです。まずは、コツを意識して自分の話の中に取り入れてください。やがて、誤解を与えることなくスムーズに仕事が進むビジネストークが身につきます。

Pocket

コミュリポの購読はFacebookページが便利です。

RSS・twitterでも購読できます。